Gestion de Documentos
Que es
Mapaprop permite adjuntar documentos digitales a las fichas de propiedades y contactos. Pueden subirse archivos en formato PDF, imagenes (JPG, PNG, WEBP, GIF), documentos de texto (Word) y planillas de calculo (Excel).
Los archivos se almacenan en servidores seguros en la nube y solo son accesibles para los usuarios autorizados de la cuenta. Ningun documento es accesible publicamente.
La subida y gestion de documentos esta disponible exclusivamente para los planes Business y Business Manager. Sin embargo, la pestana "Documentos" es visible en todas las cuentas: los usuarios sin plan Business veran un mensaje invitandolos a actualizar su plan para acceder a esta funcion.
Donde se usa
Propiedades: cada ficha de propiedad tiene una pestana "Documentos" donde se pueden ver y gestionar los archivos adjuntos. Tambien existe una pagina dedicada /properties/{id}/docs para gestion completa (subida, edicion, eliminacion).
Contactos: cada ficha de contacto tiene una pestana "Documentos" con la lista de archivos adjuntos al contacto. El administrador puede subir documentos a cualquier contacto. Los vendedores pueden subir documentos a los contactos a los que tienen acceso.
Tipos de documento (etiquetas)
Cada documento se clasifica con una etiqueta que facilita la organizacion y busqueda. Las etiquetas disponibles son:
| Etiqueta | Descripcion |
|---|---|
| Escritura | Escritura publica de la propiedad |
| Poder | Poder notarial o poder especial |
| Contrato | Contrato general |
| Contrato de Alquiler | Contrato de locacion o alquiler |
| Autorizacion | Autorizacion general |
| Autorizacion de Venta | Autorizacion de exclusividad o mandato de venta |
| Boleto de Compraventa | Boleto o promesa de compraventa |
| Plano | Plano de planta, de ubicacion o de mensura |
| Tasacion | Informe de tasacion o valuacion |
| Informe | Informe tecnico, juridico o de estado |
| Factura / Recibo | Factura, recibo de pago o comprobante |
| Documento de Identidad | DNI, pasaporte u otro documento de identidad |
| Fotografia | Fotografia que no es imagen de la propiedad |
| Otro | Cualquier otro tipo de documento (permite ingresar un texto libre) |
Al elegir "Otro", el sistema habilita un campo de texto libre para describir el tipo de documento.
Las etiquetas se muestran en el idioma del pais configurado en la cuenta (espanol, ingles o portugues).
Formatos aceptados y limites
Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG, WEBP, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.
Tamano maximo por archivo: 20 MB.
Cantidad maxima de archivos por propiedad o contacto: 20 archivos.
Vista previa en la aplicacion: los archivos PDF e imagenes (JPG, PNG, WEBP, GIF) se pueden previsualizar directamente en la aplicacion sin necesidad de descargarlos. Los archivos Word y Excel solo se pueden descargar.
Busqueda y filtros
Cuando hay mas de un documento en una ficha, aparece automaticamente una barra de busqueda y filtros.
Busqueda por texto: se puede buscar ingresando cualquier parte del nombre del archivo, de la etiqueta asignada, de la descripcion o del nombre del usuario que subio el documento.
Filtro por tipo de archivo: se puede filtrar para ver solo un tipo especifico de archivo. Las opciones disponibles son:
- Todos
- Imagenes (JPG, PNG, WEBP, GIF)
- Word (DOC, DOCX)
- Excel (XLS, XLSX)
La busqueda y el filtro se pueden combinar. Los resultados se actualizan en tiempo real sin necesidad de confirmar la busqueda.
Privacidad y visibilidad
Cada documento tiene un nivel de visibilidad que controla quien puede verlo dentro de la cuenta.
Privado: el documento solo es visible para el usuario que lo subio y para el administrador de la cuenta.
Publico: el documento es visible para todos los vendedores y agentes de la cuenta que tengan acceso a esa propiedad o contacto.
La visibilidad se puede cambiar en cualquier momento desde la lista de documentos.
Quien puede ver que
| Rol | Documentos publicos | Documentos privados propios | Documentos privados de otros usuarios |
|---|---|---|---|
| Administrador | Si | Si | Si (todos) |
| Vendedor / Agente | Si | Si | No |
| Manager de Red | Si | Si | Si (de toda su red) |
Quien puede subir documentos
| Rol | Propiedades | Contactos |
|---|---|---|
| Administrador | Si (cualquier propiedad de la cuenta) | Si (cualquier contacto) |
| Vendedor / Agente | Si (solo propiedades de su sucursal) | Si (sus contactos) |
| Manager de Red | No (solo lectura) | No |
Quien puede editar documentos
La edicion de un documento permite cambiar la etiqueta (label) y la descripcion.
Administrador: puede editar cualquier documento de su cuenta.
Vendedor / Agente: puede editar la etiqueta y descripcion de los documentos que el mismo subio. Adicionalmente, puede cambiar la visibilidad (publico / privado) de cualquier documento de las propiedades de su sucursal, aunque no lo haya subido el.
Manager de Red: no puede editar documentos (acceso de solo lectura).
Quien puede eliminar documentos
Administrador: puede eliminar cualquier documento de su cuenta.
Vendedor / Agente: solo puede eliminar documentos que el mismo subio.
Manager de Red: no puede eliminar documentos.
Auditoria
Todas las acciones sobre documentos quedan registradas automaticamente:
- Quien subio cada documento y en que fecha y hora.
- Quien lo elimino y cuando.
- Cambios de visibilidad (de privado a publico y viceversa), con registro de quien realizo el cambio.
- Cada descarga realizada por cada usuario.
Los documentos eliminados no se borran fisicamente de los servidores de forma inmediata: quedan marcados como eliminados con la fecha y el usuario que realizo la accion. Esto permite una auditoria completa del historial de cada documento en caso de ser necesario.
Donde ver el historial
El administrador de la cuenta puede consultar el registro de actividad de documentos desde Configuracion > Administrar Cuenta > Logs. Alli aparecen todas las acciones realizadas por cada usuario, incluyendo subidas, descargas, cambios de visibilidad y eliminaciones de documentos.
Funcionamiento en Redes (Manager de Red)
El administrador de una red inmobiliaria (plan Business Manager) tiene visibilidad total sobre los documentos de todas las cuentas que pertenecen a su red.
Esto incluye:
- Ver todos los documentos (publicos y privados) de cualquier inmobiliaria miembro de su red.
- Descargar y previsualizar cualquier documento.
El Manager de Red no puede subir, editar ni eliminar documentos. Su acceso es exclusivamente de lectura.
Esta funcion esta disenada para que el administrador de la franquicia o red pueda auditar la documentacion de sus franquiciados o sucursales sin necesidad de acceder individualmente a cada cuenta.
Seguridad
Los documentos se almacenan en servidores de Amazon Web Services (AWS) en un bucket privado separado del que se usa para las imagenes de propiedades.
Los archivos nunca son accesibles de forma directa o publica. Cada vez que un usuario abre o descarga un documento, el sistema genera un enlace de descarga temporal que expira automaticamente a los 60 segundos. Pasado ese tiempo, el enlace deja de funcionar.
Esto significa que no es posible compartir un enlace de descarga con terceros ni con personas que no tengan una sesion activa en Mapaprop. El acceso siempre requiere autenticacion con usuario y contrasena validos y los permisos correspondientes.
Preguntas frecuentes
Puedo ver los documentos que subio otro vendedor de mi misma inmobiliaria?
Depende de la visibilidad del documento. Si el documento es publico, si lo podras ver. Si es privado, solo lo ve el vendedor que lo subio y el administrador de la cuenta.
Un vendedor puede borrar un documento que subio otro vendedor?
No. Cada vendedor solo puede eliminar los documentos que el mismo subio. El administrador de la cuenta puede eliminar cualquier documento.
Que pasa si subo un documento por error?
Podes eliminarlo si sos quien lo subio. Si no, contacta al administrador de tu cuenta para que lo elimine. Los documentos eliminados quedan en el historial de auditoria pero dejan de ser visibles.
Los documentos son visibles en el portal publico de propiedades?
No. Los documentos son estrictamente privados y nunca se muestran en el portal publico ni en los listados de propiedades visibles para compradores o inquilinos.
Hay un limite de cuantos documentos puedo subir?
Si. El limite es de 20 archivos por propiedad o contacto. El tamano maximo por archivo es de 20 MB.
Puedo previsualizar un archivo Word o Excel directamente en Mapaprop?
No. Los archivos Word y Excel solo se pueden descargar. La vista previa dentro de la aplicacion esta disponible para PDFs e imagenes (JPG, PNG, WEBP, GIF).
Si soy Manager de una red, puedo ver los documentos privados de las inmobiliarias de mi red?
Si. El rol de Manager de Red tiene visibilidad completa sobre todos los documentos (publicos y privados) de todas las cuentas que pertenecen a su red. Sin embargo, no puede subir, editar ni eliminar documentos: su acceso es de solo lectura.
Como vendedor, puedo subir documentos a los contactos de mi cuenta?
Si. Los vendedores pueden subir documentos a los contactos a los que tienen acceso. El acceso a cada contacto esta determinado por la configuracion de la cuenta.
Para que sirve la barra de busqueda en los documentos?
Permite encontrar rapidamente un documento especifico cuando una ficha tiene muchos archivos adjuntos. Se puede buscar por nombre del archivo, etiqueta, descripcion o el nombre del usuario que lo subio. Tambien se puede filtrar por tipo de archivo (PDF, imagenes, Word o Excel).