Esta ayuda le enseñará a comprender los distintos tipos de usuarios y sus roles

Usuarios, Agentes, Roles y Sucursales

Resumen

Mapaprop permite que cada inmobiliaria organice su equipo de trabajo mediante usuarios, roles, sucursales y agentes. Cada cuenta tiene un administrador principal y puede incorporar vendedores y agentes segun el plan contratado.

Con este sistema podes:

• Dar acceso a cada miembro del equipo con su propio usuario y contrasena.
• Asignar a cada vendedor o agente a la sucursal donde trabaja.
• Controlar que cada persona gestione solo las propiedades de su sucursal (las demas se ven en modo lectura). Mensajes y contactos son exclusivos de cada sucursal.
• Organizar la estructura de la empresa en multiples sedes u oficinas.
• Gestionar quienes reciben las consultas de cada propiedad publicada.

Los limites de usuarios y sucursales se aplican automaticamente al crear o reactivar personas, y se actualizan de inmediato al cambiar de plan.

Tipos de Usuario

Tabla comparativa

Administrador

El administrador es el responsable principal de la cuenta.

• Se crea automaticamente cuando se registra la cuenta en Mapaprop.
• Tiene acceso completo a todas las funciones: propiedades, mensajes, contactos, sucursales, usuarios, configuracion, facturacion y mas.
• Solo puede existir un administrador por cuenta.
• No puede ser eliminado ni desactivado.
• No ocupa ningun cupo de usuarios del plan.

Vendedor

El vendedor es un miembro del equipo creado por el administrador para operar dentro de una sucursal.

• Lo crea el administrador desde Configuracion > Usuarios.
• Siempre debe asignarse a una sucursal existente al momento de crearlo.
• Puede ver todas las propiedades de la empresa, pero solo puede editar, eliminar y publicar las de su sucursal. Las propiedades de otras sucursales se muestran en modo solo lectura. En cuanto a mensajes y contactos, solo ve los de su sucursal.
• No puede crear ni editar otros usuarios, ni administrar sucursales.
• Puede ser desactivado y reactivado por el administrador en cualquier momento (sujeto a los limites del plan).
• Ocupa un cupo dentro de los limites del plan.

Agente

El agente es un tipo especial de vendedor pensado para agentes independientes que forman parte de la inmobiliaria.

• Lo crea el administrador desde Configuracion > Usuarios.
• Al crearlo, se genera automaticamente una sucursal con su nombre. No es necesario elegir una sucursal existente.
• Su sucursal es exclusiva: no puede ser eliminada mientras el agente exista. Para liberar la sucursal, primero hay que desactivar al agente.
• Nombre y email sincronizados: Al editar un agente desde Configuracion > Usuarios, el nombre y el email se actualizan automaticamente en su sucursal. Si el nombre cambia, tambien se regenera la URL publica de la sucursal. El email de la sucursal del agente no puede editarse directamente desde la pagina de sucursales; solo cambia si se edita al usuario agente.
• Ocupa un cupo en el total de vendedores del plan y, ademas, un cupo en el total de agentes.
• Disponible a partir del plan Pro+.

Cuando se crea un agente, su sucursal parte con datos incompletos. El agente debe completar su direccion, telefono y ubicacion antes de que puedan asignarsele propiedades. Mientras falten datos, el sistema muestra el badge "Datos incompletos" en la lista de sucursales y en la lista de usuarios.

Roles y Permisos

Administrador — Acceso total

El administrador tiene acceso completo a todas las funciones del sistema sin excepcion. Ve todas las propiedades, mensajes y contactos de todas las sucursales. Puede crear, editar y eliminar cualquier recurso. Gestiona usuarios, sucursales, integraciones, facturacion y configuracion de la empresa. No tiene restricciones de ningún tipo.

Vendedor — Acceso detallado

El vendedor opera dentro de la empresa con acceso diferenciado segun el area y la sucursal. A continuacion se detalla cada funcion del sistema.

Convenciones de la tabla:

• ✅ = Acceso completo
• 👁 = Solo lectura (puede ver pero no modificar)
• ❌ = Sin acceso

Propiedades

El vendedor ve todas las propiedades de la empresa. Las de su sucursal las puede gestionar completamente. Las de otras sucursales las puede ver y compartir, pero no modificar.

Nota visual: Las propiedades de otra sucursal se muestran con un badge indigo con el nombre de la sucursal. En la ficha de la propiedad aparece el indicador "Solo lectura" y los botones de edicion estan ocultos. Si el vendedor intenta acceder directamente a la pagina de edicion de una propiedad ajena, el sistema lo redirige automaticamente a la vista de lectura.

Nota sobre sucursal: Al crear o editar una propiedad, el vendedor tiene la sucursal preseleccionada y no puede cambiarla. El campo aparece deshabilitado con el texto "La sucursal se asigna automaticamente a tu sucursal". El backend tambien fuerza el branchId desde la sesion como proteccion adicional.

Mensajes (Inbox)

El vendedor solo ve los mensajes de consultas sobre propiedades de su sucursal.

Contactos (CRM)

El vendedor ve los contactos de su sucursal, los que el mismo creo, y los contactos historicos sin sucursal asignada.

Nota: Los contactos historicos (creados antes del sistema de sucursales) aparecen como "Sin sucursal" y son visibles para todos los vendedores.

Reservas y Alquileres Temporarios

Redes Inmobiliarias / MLS

Sitio Web

Configuracion

Soporte

Panel (Dashboard)

Resumen rapido: que NO puede hacer un vendedor

El vendedor nunca puede:

• Gestionar usuarios (crear, editar, desactivar, reactivar)
• Crear o editar sucursales
• Editar Mi Empresa
• Cambiar el plan o la suscripcion
• Conectar cuentas externas (Zonaprop, MercadoLibre, Instagram)
• Administrar redes inmobiliarias
• Configurar servicios de IA o API Token
• Editar, eliminar o publicar propiedades de otra sucursal
• Ver mensajes o contactos de otra sucursal
• Asignar sucursales a contactos
• Cancelar la cuenta

Sucursales

Las sucursales permiten organizar el trabajo por sede u oficina.

• Cada cuenta tiene al menos una sucursal principal, que se crea automaticamente cuando se registra la cuenta.
• Se pueden crear sucursales adicionales segun el plan contratado.
• Toda propiedad debe estar asignada a una sucursal. Al publicar una propiedad, los datos de contacto que ve el interesado en el portal son los de la sucursal asignada a esa propiedad.
• La sucursal principal no puede eliminarse.

Datos de una sucursal

La sucursal principal y Mi Empresa

La sucursal principal representa la identidad publica de la inmobiliaria. Sus datos de contacto son los que aparecen en el portal cuando un visitante consulta una propiedad asignada a esa sucursal.

Existe una sincronizacion automatica y bidireccional entre la sucursal principal y la seccion Mi Empresa:

• Si modificas los datos de Mi Empresa, se sobreescriben automaticamente los datos de la sucursal principal.
• Si modificas los datos de la sucursal principal, se actualizan automaticamente en Mi Empresa (excepto el nombre de la sucursal, que es independiente).

Esto significa que no es necesario actualizar ambos lugares por separado: cualquier cambio en uno se refleja en el otro automaticamente.

Sucursales y Notificaciones

Este es un concepto fundamental para entender como funcionan las consultas de los interesados.

Como llegan las consultas

Cuando un visitante ve una propiedad en un portal de publicacion y envia un mensaje de consulta, ocurre lo siguiente:

Visitante consulta la propiedad en el portal
        |
        v
Se genera una consulta (lead)
        |
        +----> Se envia al email de la sucursal asignada a la propiedad
        |
        +----> Se envia una copia al email del administrador (Mi Empresa)
        |
        +----> Si el email del administrador es el mismo que el de la sucursal:
               se recibe UNA SOLA notificacion (no se duplica)
        |
        +----> El mensaje ingresa al Inbox de Mensajes del sistema

Implicaciones practicas

La sucursal que asignes a una propiedad determina quien recibe las consultas de esa propiedad. Por eso es importante:

• Mantener actualizado el email de cada sucursal.
• Asignar correctamente cada propiedad a la sucursal responsable de atenderla.
• Completar los datos de las sucursales de agentes antes de publicar propiedades en ellas.

Si la sucursal tiene un email incorrecto o desactualizado, las consultas no llegaran al destinatario correcto. Solo quedaran en el Inbox del sistema.

Perfiles Publicos de Sucursales

Cada sucursal tiene una URL publica para su perfil en los portales de publicacion: /office/{nombre-seo}. Este perfil muestra los datos de contacto, biografia, logo, foto de perfil y listado de propiedades de la sucursal.

La URL se genera automaticamente a partir del nombre de la sucursal. Si el nombre cambia, la URL se regenera.

Desde la pagina del broker (/broker/{nombre-seo}) tambien se muestra una seccion "Nuestro equipo" con las oficinas y agentes que tienen propiedades publicadas.

Agentes y sus Sucursales

Como funciona un agente

Al crear un agente, el sistema genera automaticamente una sucursal con el nombre del agente. Esta sucursal le pertenece exclusivamente: solo el agente trabaja en ella, y ahi se asignan sus propiedades.

La relacion entre el agente y su sucursal tiene reglas especiales:

• Nombre y email sincronizados: el nombre y el email del agente estan vinculados a su sucursal. Si cambia el nombre del agente, se actualiza el nombre de la sucursal y se regenera su URL publica. Si cambia el email del agente, se actualiza automaticamente el email de la sucursal. No se puede cambiar el email directamente desde la pagina de la sucursal; solo desde el perfil del usuario agente.
• Sucursal protegida: la sucursal del agente no puede eliminarse mientras el agente exista. Para liberar la sucursal, primero hay que desactivar al agente.
• Datos inicialmente incompletos: cuando se crea el agente, su sucursal parte con solo nombre y email. El agente debe completar su direccion, telefono y ubicacion geografica antes de que se le puedan asignar propiedades.

Sucursales y notificaciones para agentes

Las propiedades del agente estan asignadas a su sucursal propia. Las consultas de los interesados llegan al email del agente (que es el email de su sucursal). Ademas, el administrador recibe una copia. Si el email del agente coincide con el del administrador, se envia una sola notificacion.

Limites por Plan

La cantidad de usuarios y sucursales que puede tener una cuenta depende del plan contratado. El administrador nunca cuenta en estos limites.

Tabla de limites

Notas importantes sobre los limites

• El administrador de la cuenta nunca cuenta en los limites. El indicador en pantalla, por ejemplo "2/3 vendedores", solo muestra los vendedores activos.
• Un agente ocupa un cupo de vendedor y un cupo de agente al mismo tiempo. Por ejemplo, en Pro+ el limite es 5 vendedores y 1 agente: ese agente ocupa un cupo de los 5 vendedores mas el unico cupo de agente.
• En los planes Free, Hosting, Website y Plus no hay agentes. La funcion de agentes esta disponible desde Pro+ en adelante.
• En Business y Business Manager, el limite de agentes es el mismo que el de vendedores. No se suman, se comparten dentro del mismo cupo total. Por ejemplo, en Business se pueden tener 30 vendedores, 30 agentes, o cualquier combinacion que no supere los 30 en total.
• Los agentes tambien cuentan como sucursales, porque cada agente tiene su propia sucursal. En Pro+, el limite es 3 sucursales, y una de ellas puede ser la de un agente.

Como se muestra el indicador en pantalla

En Configuracion > Usuarios y Configuracion > Sucursales hay un indicador que muestra el uso actual frente al limite, por ejemplo:

• "2/3 vendedores activos"
• "2/3 sucursales"

Cuando se alcanza el limite, el boton de agregar se deshabilita y aparece un enlace para actualizar el plan.

Crear Usuarios

Crear un Vendedor

1. Ir a Configuracion > Usuarios.
2. Hacer clic en Agregar Usuario.
3. Seleccionar la pestana Vendedor.
4. Completar nombre, email y contrasena.
5. Seleccionar la sucursal donde trabajara el vendedor.
6. Confirmar. El vendedor recibira un correo con las instrucciones de acceso.

Crear un Agente

1. Ir a Configuracion > Usuarios.
2. Hacer clic en Agregar Usuario.
3. Seleccionar la pestana Agente.
4. Completar nombre, email y contrasena. No es necesario elegir sucursal.
5. Confirmar. Se creara automaticamente una sucursal con el nombre del agente.
6. El agente debe completar los datos de su sucursal (direccion, telefono, ubicacion geografica) antes de que las propiedades puedan asignarsele.

La pestana Agente se deshabilita si el plan no incluye agentes o si ya se alcanzo el limite. Solo esta disponible desde el plan Pro+.

Mientras la sucursal del agente tenga datos incompletos, el sistema muestra un aviso visible en la lista de usuarios y en la lista de sucursales.

Desactivar y Reactivar Usuarios

Desactivar un vendedor

Para desactivar un vendedor, ingresar a su ficha desde Configuracion > Usuarios y presionar el boton Desactivar.

• Solo el administrador puede desactivar vendedores.
• Un vendedor desactivado no puede iniciar sesion.
• Sus propiedades, mensajes y contactos se conservan intactos.
• No se puede desactivar al unico usuario activo de la cuenta.
• El vendedor desactivado aparece en la seccion Usuarios Desactivados, que se puede expandir desde la misma pantalla de Configuracion > Usuarios.

Desactivar un agente

Para desactivar un agente, ingresar a su ficha desde Configuracion > Usuarios y presionar el boton Desactivar Agente. El sistema pedira confirmar la reasignacion de su sucursal antes de continuar.

Desactivar un agente implica tambien liberar su sucursal, ya que la sucursal le pertenece exclusivamente. Al desactivar un agente ocurre lo siguiente de manera automatica y sin perdida de datos:

1. Todas sus propiedades se reasignan a otra sucursal.
2. Todos sus contactos se reasignan a la misma sucursal destino.
3. Su sucursal se elimina.
4. El agente queda desactivado y no puede iniciar sesion.

Como funciona la reasignacion segun la cantidad de sucursales:

• Si la cuenta tiene 2 sucursales (la del agente y la principal): la reasignacion se hace automaticamente a la sucursal principal. El administrador solo confirma la accion.
• Si la cuenta tiene 3 o mas sucursales: el administrador elige a cual sucursal se reasignaran las propiedades y contactos del agente antes de confirmar.

El agente desactivado aparece en la seccion Usuarios Desactivados de la lista de usuarios.

Reactivar un usuario

Los usuarios desactivados aparecen en la seccion Usuarios Desactivados de Configuracion > Usuarios. Para reactivar a uno, hacer clic en su nombre para abrir su ficha y presionar el boton Activar.

• El administrador puede reactivar a un usuario desactivado en cualquier momento.
• Para poder reactivarlo, la cantidad de vendedores activos no puede superar el limite del plan vigente en ese momento.
• Si el plan actual no tiene cupos disponibles, la reactivacion no estara permitida hasta que se libere un cupo o se cambie a un plan superior.

Usuarios Desactivados

Los usuarios desactivados se muestran en una seccion separada dentro de Configuracion > Usuarios, llamada Usuarios Desactivados. Esta seccion esta cerrada por defecto y se puede expandir para ver el historial.

Desde ahi el administrador puede:

• Ver todos los usuarios que fueron desactivados.
• Hacer clic en cualquier usuario para abrir su ficha y reactivarlo, siempre que haya cupo disponible en el plan.

Los datos de los usuarios desactivados (propiedades, contactos, mensajes) se conservan siempre. Solo se bloquea el acceso al sistema.

Eliminar una Sucursal

Al eliminar una sucursal que no sea la principal, el sistema reasigna automaticamente sus propiedades, contactos y usuarios a otra sucursal.

• Si la cuenta tiene exactamente dos sucursales (la que se elimina y la principal): el sistema reasigna todo automaticamente a la principal. No se requiere ninguna accion adicional.
• Si la cuenta tiene tres o mas sucursales: el sistema pedira elegir a cual sucursal se reasignaran las propiedades y los usuarios antes de confirmar la eliminacion.
• Las sucursales de agentes no pueden ser destino de la reasignacion. El selector solo lista sucursales regulares (la principal o sucursales sin agente). La razon: una sucursal de agente es el espacio privado de ese agente; transferirle propiedades o contactos del cliente cambiaria su titularidad.
• Las sucursales de agentes no pueden eliminarse directamente. Para liberar la sucursal de un agente, primero hay que desactivar al agente desde Configuracion > Usuarios. Cuando se desactiva al agente, la reasignacion ocurre automaticamente como parte del mismo proceso.

La sucursal principal tampoco puede eliminarse. Siempre debe existir al menos una sucursal.

Cambios de Plan

Upgrade (cambiar a un plan superior)

• Los nuevos limites se aplican de manera inmediata.
• Desde ese momento se pueden crear mas usuarios y sucursales segun el nuevo plan.
• No es necesario volver a iniciar sesion para que el cambio tenga efecto.
• Los usuarios desactivados no se reactivan automaticamente. El administrador debe reactivarlos manualmente.

Downgrade (cambiar a un plan inferior)

• Si la cantidad de vendedores activos supera el limite del nuevo plan, el sistema desactivara automaticamente a los vendedores excedentes.
• Los vendedores desactivados automaticamente son los mas antiguos (los que llevan mas tiempo en la cuenta). Los mas recientes se mantienen activos.
• El administrador nunca es desactivado por un downgrade.
• Todos los datos de los usuarios desactivados (propiedades, mensajes, contactos) se conservan.
• El administrador puede elegir cuales usuarios reactivar dentro del nuevo limite disponible.

Reglas Importantes

Preguntas Frecuentes

El indicador de usuarios en Configuracion muestra "2/3 vendedores". El administrador no esta contado ahi, verdad?

Correcto. El indicador muestra solo los vendedores activos frente al limite del plan. El administrador nunca cuenta.

Tenemos un agente que se fue de la empresa. Podemos eliminar su sucursal?

Para liberar la sucursal de un agente, primero hay que desactivarlo desde Configuracion > Usuarios. Al desactivarlo, el sistema reasigna automaticamente sus propiedades y contactos a otra sucursal y luego elimina su sucursal. Ningun dato se pierde.

Al desactivar un agente, se pierden sus propiedades?

No. Todas sus propiedades y contactos se reasignan automaticamente a la sucursal que elija el administrador (o a la principal si solo hay dos sucursales). Los datos nunca se pierden.

Si bajamos de plan y se desactivan vendedores automaticamente, se pierden sus propiedades?

No. Los datos se conservan. Solo se bloquea el acceso de ese usuario. El administrador puede reasignar sus propiedades a otra sucursal o reactivarlo si hay cupo disponible.

Podemos tener dos administradores?

No. Actualmente cada cuenta tiene un unico administrador. Para dar acceso amplio a otra persona, se puede crear un vendedor. Un vendedor tiene acceso a propiedades, mensajes y contactos de su sucursal, pero no puede gestionar usuarios ni configurar la cuenta.

Si mejoramos el plan, los vendedores desactivados se reactivan solos?

No. El upgrade amplia el cupo disponible, pero los usuarios desactivados no se reactivan automaticamente. El administrador debe reactivarlos manualmente desde Configuracion > Usuarios.

Donde veo cuantos usuarios y sucursales tiene disponibles mi plan?

En Configuracion > Usuarios y Configuracion > Sucursales se muestra un indicador con el uso actual y el limite del plan, por ejemplo "3 / 5 vendedores".

Un agente puede tener propiedades asignadas en sucursales que no son las suyas?

No. Las propiedades que crea un agente se asignan automaticamente a su sucursal. Sin embargo, el agente puede ver todas las propiedades de la empresa (de cualquier sucursal) en modo solo lectura: puede consultarlas, compartirlas y ver sus estadisticas, pero no puede editarlas ni publicarlas.

Puedo volver a activar a un agente que desactive?

Si, siempre que haya cupo disponible en el plan. Al reactivarlo, el agente queda como vendedor comun asignado a una sucursal existente. Su sucursal propia anterior no se recrea automaticamente. Si se desea que vuelva a tener sucursal propia, hay que crearlo como agente nuevamente.

Por que no puedo editar el email de la sucursal de un agente desde la pagina de la sucursal?

El email de la sucursal del agente esta sincronizado con su email de usuario. Solo se puede cambiar editando al usuario agente desde Configuracion > Usuarios. Esto garantiza que el email de notificaciones del agente y el de su sucursal siempre coincidan.

Si cambio el nombre del agente, se actualiza el nombre de la sucursal?

Si. Al editar el nombre del agente desde Configuracion > Usuarios, el nombre de su sucursal se actualiza automaticamente. Tambien se regenera la URL publica de la sucursal para reflejar el nuevo nombre.

A que email llegan las consultas de una propiedad publicada?

Las consultas llegan al email de la sucursal asignada a la propiedad. Ademas, el administrador recibe siempre una copia. Si el email del administrador es el mismo que el de la sucursal, se envia una sola notificacion (no se duplica).

Que pasa si una sucursal no tiene email o tiene un email incorrecto?

Las consultas de las propiedades asignadas a esa sucursal no llegaran por correo al responsable. Solo quedaran disponibles en el Inbox de Mensajes del sistema. Es importante mantener actualizado el email de cada sucursal.

Que significa el badge "Datos incompletos" en una sucursal?

Significa que la sucursal tiene campos obligatorios sin completar: direccion, telefono principal, email o ubicacion geografica (pais, provincia, ciudad). Hasta que no se completen esos datos, no se recomienda asignar propiedades a esa sucursal, ya que las notificaciones y los datos de contacto publicos estaran incompletos.

Si modifico Mi Empresa, se actualizan los datos de la sucursal principal?

Si. Existe una sincronizacion automatica: los cambios en Mi Empresa sobreescriben los datos de la sucursal principal, y los cambios en la sucursal principal actualizan Mi Empresa. La unica excepcion es el nombre de la sucursal, que no sincroniza con el nombre de la empresa.

Puede un vendedor ver propiedades de otras sucursales?

Si. El vendedor ve todas las propiedades de la empresa, incluyendo las de otras sucursales. Las propiedades ajenas aparecen con un badge de la sucursal y en modo solo lectura: puede verlas, compartirlas, enviarlas por email y ver estadisticas, pero no puede editarlas, eliminarlas ni publicarlas. En cuanto a mensajes y contactos, el vendedor solo ve los de su propia sucursal.

Cuantas personas pueden ingresar al sistema en el plan Plus?

En Plus: 1 administrador (que no cuenta en el limite) mas hasta 3 vendedores. En total, 4 personas pueden iniciar sesion.

Ayudas relacionadas

• Usuarios
• Sucursales