Gestão de Documentos

O que é

A Mapaprop permite anexar documentos digitais às fichas de imóveis e contatos. É possível enviar arquivos em formato PDF, imagens (JPG, PNG, WEBP, GIF), documentos de texto (Word) e planilhas (Excel).

Os arquivos são armazenados em servidores seguros na nuvem e só são acessíveis aos usuários autorizados da conta. Nenhum documento é acessível publicamente.

O envio e o gerenciamento de documentos estão disponíveis exclusivamente para os planos Business e Business Manager. No entanto, a aba "Documentos" fica visível em todas as contas: usuários sem plano Business verão uma mensagem convidando-os a atualizar o plano para acessar essa função.

Onde é usado

Imóveis: cada ficha de imóvel tem uma aba "Documentos" onde é possível ver e gerenciar os arquivos anexados. Também existe uma página dedicada /properties/{id}/docs para gerenciamento completo (envio, edição, exclusão).

Contatos: cada ficha de contato tem uma aba "Documentos" com a lista de arquivos anexados ao contato. O administrador pode enviar documentos para qualquer contato. Os corretores podem enviar documentos aos contatos aos quais têm acesso.

Tipos de documento (etiquetas)

Cada documento é classificado com uma etiqueta que facilita a organização e a busca. As etiquetas disponíveis são:

Ao escolher "Outro", o sistema habilita um campo de texto livre para descrever o tipo de documento.

As etiquetas são exibidas no idioma do país configurado na conta (espanhol, inglês ou português).

Formatos aceitos e limites

Formatos aceitos: PDF, JPG, PNG, WEBP, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.

Tamanho máximo por arquivo: 20 MB.

Quantidade máxima de arquivos por imóvel ou contato: 20 arquivos.

Pré-visualização no aplicativo: os arquivos PDF e imagens (JPG, PNG, WEBP, GIF) podem ser pré-visualizados diretamente no aplicativo sem necessidade de baixá-los. Os arquivos Word e Excel só podem ser baixados.

Busca e filtros

Quando há mais de um documento em uma ficha, aparece automaticamente uma barra de busca e filtros.

Busca por texto: é possível buscar inserindo qualquer parte do nome do arquivo, da etiqueta atribuída, da descrição ou do nome do usuário que enviou o documento.

Filtro por tipo de arquivo: é possível filtrar para ver apenas um tipo específico de arquivo. As opções disponíveis são:

• Todos
• PDF
• Imagens (JPG, PNG, WEBP, GIF)
• Word (DOC, DOCX)
• Excel (XLS, XLSX)

A busca e o filtro podem ser combinados. Os resultados são atualizados em tempo real, sem necessidade de confirmar a busca.

Privacidade e visibilidade

Cada documento tem um nível de visibilidade que controla quem pode vê-lo dentro da conta.

Privado: o documento só é visível para o usuário que o enviou e para o administrador da conta.

Público: o documento é visível para todos os corretores e agentes da conta que têm acesso àquele imóvel ou contato.

A visibilidade pode ser alterada a qualquer momento a partir da lista de documentos.

Quem pode ver o quê

Quem pode enviar documentos

Quem pode editar documentos

A edição de um documento permite alterar a etiqueta (label) e a descrição.

Administrador: pode editar qualquer documento da sua conta.

Corretor / Agente: pode editar a etiqueta e a descrição dos documentos que ele mesmo enviou. Além disso, pode alterar a visibilidade (público / privado) de qualquer documento dos imóveis da sua filial, mesmo que não os tenha enviado.

Gestor de Rede: não pode editar documentos (acesso somente leitura).

Quem pode excluir documentos

Administrador: pode excluir qualquer documento da sua conta.

Corretor / Agente: só pode excluir documentos que ele mesmo enviou.

Gestor de Rede: não pode excluir documentos.

Auditoria

Todas as ações sobre documentos ficam registradas automaticamente:

• Quem enviou cada documento e em que data e hora.
• Quem o excluiu e quando.
• Alterações de visibilidade (de privado para público e vice-versa), com registro de quem fez a alteração.
• Cada download realizado por cada usuário.

Os documentos excluídos não são apagados fisicamente dos servidores de forma imediata: ficam marcados como excluídos com a data e o usuário que realizou a ação. Isso permite uma auditoria completa do histórico de cada documento, caso necessário.

Onde ver o histórico

O administrador da conta pode consultar o registro de atividade de documentos em Configurações > Gerenciar Conta > Logs. Ali aparecem todas as ações realizadas por cada usuário, incluindo envios, downloads, alterações de visibilidade e exclusões de documentos.

Funcionamento em Redes (Gestor de Rede)

O administrador de uma rede imobiliária (plano Business Manager) tem visibilidade total sobre os documentos de todas as contas que pertencem à sua rede.

Isso inclui:

• Ver todos os documentos (públicos e privados) de qualquer imobiliária membro da sua rede.
• Baixar e pré-visualizar qualquer documento.

O Gestor de Rede não pode enviar, editar nem excluir documentos. Seu acesso é exclusivamente de leitura.

Essa função foi projetada para que o administrador da franquia ou rede possa auditar a documentação de seus franqueados ou filiais sem precisar acessar cada conta individualmente.

Segurança

Os documentos são armazenados em servidores da Amazon Web Services (AWS) em um bucket privado separado do usado para as imagens dos imóveis.

Os arquivos nunca são acessíveis de forma direta ou pública. Toda vez que um usuário abre ou baixa um documento, o sistema gera um link de download temporário que expira automaticamente após 60 segundos. Passado esse tempo, o link deixa de funcionar.

Isso significa que não é possível compartilhar um link de download com terceiros nem com pessoas que não tenham uma sessão ativa na Mapaprop. O acesso sempre exige autenticação com usuário e senha válidos e as permissões correspondentes.

Perguntas frequentes

Posso ver os documentos que outro corretor da minha mesma imobiliária enviou?

Depende da visibilidade do documento. Se o documento é público, você poderá vê-lo. Se é privado, só o corretor que o enviou e o administrador da conta podem vê-lo.

Um corretor pode excluir um documento que outro corretor enviou?

Não. Cada corretor só pode excluir os documentos que ele mesmo enviou. O administrador da conta pode excluir qualquer documento.

O que acontece se eu enviar um documento por engano?

Você pode excluí-lo se foi você quem o enviou. Caso contrário, entre em contato com o administrador da sua conta para que ele o exclua. Os documentos excluídos permanecem no histórico de auditoria, mas deixam de ser visíveis.

Os documentos são visíveis no portal público de imóveis?

Não. Os documentos são estritamente privados e nunca são exibidos no portal público nem nas listagens de imóveis visíveis para compradores ou locatários.

Existe um limite de quantos documentos posso enviar?

Sim. O limite é de 20 arquivos por imóvel ou contato. O tamanho máximo por arquivo é de 20 MB.

Posso pré-visualizar um arquivo Word ou Excel diretamente na Mapaprop?

Não. Os arquivos Word e Excel só podem ser baixados. A pré-visualização dentro do aplicativo está disponível para PDFs e imagens (JPG, PNG, WEBP, GIF).

Se eu for Gestor de uma rede, posso ver os documentos privados das imobiliárias da minha rede?

Sim. A função de Gestor de Rede tem visibilidade completa sobre todos os documentos (públicos e privados) de todas as contas que pertencem à sua rede. No entanto, não pode enviar, editar nem excluir documentos: seu acesso é somente leitura.

Como corretor, posso enviar documentos aos contatos da minha conta?

Sim. Os corretores podem enviar documentos aos contatos aos quais têm acesso. O acesso a cada contato é determinado pela configuração da conta.

Para que serve a barra de busca nos documentos?

Permite encontrar rapidamente um documento específico quando uma ficha tem muitos arquivos anexados. É possível buscar por nome do arquivo, etiqueta, descrição ou o nome do usuário que o enviou. Também é possível filtrar por tipo de arquivo (PDF, imagens, Word ou Excel).